Efektywna obsługa poczty elektronicznej

W tym artykule zbiorę podstawowe zasady którymi należy się kierować przy obsłudze poczty elektronicznej w firmie. Zasady dotyczą głównie firmy prowadzącej sklep internetowy oparty PrestaShop, ale równie dobrze można je stosować w innych typach działalności opartej o pocztę elektroniczną.

1. Skrzynka odbiorcza zawiera tylko wiadomości z którymi trzeba coś zrobić.
2. Wiadomości, z którymi nie trzeba nic robić przenosimy do Archiwum.
3. Jeśli klient o cos pyta, odpowiadamy i obie wiadomości (klienta i naszą) przenosimy do Archiwum.
4. Jeśli klient złożył zamówienie e-mailem, rejestrujemy zamówienie w PrestaShop, a wiadomość przenosimy do Archiwum.
5. Jeśli przyszła jakakolwiek wiadomość ze sklepu PrestaShop, przenosimy ją do archiwum, oraz:

• wiadomość z formularza kontaktowego: przechodzimy do wiadomości z formularza kontaktowego w PrestaShop (Pracownicy->Obsługa klienta) i odpowiadamy na wiadomość.
• wiadomość powiadamiająca o nowym zamówieniu lub zmianie statusu zamowienia: ignorujemy (kiedy następnym razem będziemy przeglądać zamówienia w sklepie - dojdziemy do tego zamówienia).

1. Przy każdej innej wiadomości decydujemy czy interesuje nas to co nadawca nam przedstawia czy nie, oraz... przenosimy do archiwum. Jeśli W którymś momencie uznamy że wiadomość jest interesująca, znajdziemy ją w archiwum. Zwykle jednak nie będziemy jej już szukali.

Teraz, kiedy mamy już wyczyszczoną skrzynkę odbiorczą do zera, przechodzimy do zamówień w PrestaShop i po kolei sprawdzamy zamówienia, które nie są jeszcze zrealizowane i je realizujemy.

Powyższa procedura może wydać się trudna do wdrożenia, ale w praktyce tak nie jest.Wystarczy chcieć i próbować.Wystarczy tą procedurę realizować kilka razy dziennie, zależnie od ilości napływającej korespondencji.

Aby najlepiej wykorzystać powyższe zasady należy zacząć je stosować od TERAZ. Im dłużej będziemy to odkładać, tym trudniej będzie przestawić na inne przyzwyczajenia, a stare przyzwyczajnia będą dalej frustrować.